Informatica e ambientalismo

L’esperienza di Legambiente Friuli Venezia Giulia

Per quale motivo parlare di “informatica” e ambientalismo?

Con la sigla T.I.C. si intendono le Tecnologie dell’Informazione e della Comunicazione, quella che più genericamente molti chiamano ancora informatica. L’informatica è ormai una costante della nostra vita e del lavoro di molti. Così come in ambito professionale anche in quello dell’associazionismo le TIC possono avere un ruolo molto importante per facilitare e migliorare il lavoro di un’organizzazione dove si sviluppano progetti su più anni, vi sono gruppi di lavoro, relazioni coi soci, media, istituzioni e molto altro.

Di fatto parliamo di attività più o meno complesse che necessitano di strumenti informatici. Spesso sottovalutati però; infatti anche a causa dell’età media è comune l’approccio del “facciamo come abbiamo sempre fatto” con la conseguenza che si ignorano enormi potenziali in termini di strumenti. Perché la maggior parte saranno pure volontari ma di lavoro pur sempre si tratta, e anzi forse ragione maggiore per risparmiare tempo ed energie, magari evitando di rimpallarsi via email un documento di testo da revisionare, quando si potrebbe avere un unico file condiviso in rete.

Non solo, ma va considerato che nel nostro caso, a livello regionale, la forbice tra attività svolte e disponibilità di risorse umane si è allargata sempre di più, così come la complessità di molti progetti. Ed è la stessa lontananza fisica delle persone che ha reso necessario un cambio di paradigma. Un aspetto che preme mettere in evidenza – come si vedrà – è che con gli strumenti proposti si ampliano notevolmente le possibilità di operare in gruppo ma in maniera diacronica (ovvero quando se ne ha disponibilità) e a distanza. Per fare fronte alle tante necessità, Legambiente FVG ha iniziato 5 anni fa un percorso di innovazione tecnologica.

Che problemi avevamo e che soluzioni abbiamo adottato

Gestione delle attività

Innanzitutto uno dei problemi principali in molti progetti è proprio il discutere le scelte progettuali e la condivisione di documenti e la loro redazione/revisione. E’ infatti impensabile riunirsi con frequenza, anche perché spesso le competenze sono sparse sul territorio, e la maggior parte delle persone ha un altro lavoro, e dall’altro canto è assolutamente impensabile in un contesto organizzativo degno del nome continuare ad utilizzare delle banali email per far procedere progetti con discussioni multiple in parallelo.

A questa necessità abbiamo risposto in due modi. La prima realizzando una piattaforma forum associata al sito internet del regionale. I forum sono strumenti informatici nati a fine anni ‘90, ma sono un mezzo ancora molto efficace quando si lavora in gruppi. Infatti consente la gestione separata di discussioni specifiche raccolte all’interno di sezioni (una per progetto). Così si tengono in ordine i vari temi/discussioni (cosa impossibile con le email), e si tiene anche facile traccia di cosa è stato detto e soprattutto deciso. Il tutto in un sistema riservato dove gli accessi sono dati solo a chi effettivamente vi lavora. Ovviamente si tratta di uno strumento complementare alle riunioni vis-à-vis da convocare solo quando effettivamente necessario/possibile.

L’altro aspetto è la gestione di documenti di progetto. Abbiamo optato fin da subito per solidità e semplicità per il noto Google Drive creando un account regionale, gestito dall’amministratore di sistema, che predispone le cartelle di lavoro per i vari gruppi e gestisce gli accessi. Questo ad oggi ha fatto risparmiare moltissimo tempo migliorando il lavoro in molti progetti. Specialmente Fogli Google, (omologo del noto Excel) è estremamente utile; alcuni esempi…

Un foglio condiviso fra la Segreteria viene usato come “gestionale”, una sorta di indice delle tante attività che segue il regionale con indicati i ruoli e i tempi di massima e aggiornato giornalmente, mentre altre schede sono dedicate all’organigramma e ai ruoli nelle varie commissioni/enti; mentre un’altro foglio serve alla gestione economica nel breve-medio periodo.

Abbiamo usato fogli condivisi nella gestione di un concorso per ecofeste (progetto Sagre Virtuose) dove c’era la necessità di intabellare i punteggi assegnati dai vari ‘ispettori’ di Legambiente ma operando in un ambiente condiviso. Oppure nella redazione dei documenti progettuali a più mani realizzando documenti di testo, o nella produzione di diagrammi GANTT.

Spesso ci troviamo a gestire le prenotazioni relative a convegni, seminari o escursioni o realizzare questionari; ebbene abbiamo scelto di utilizzare Moduli Google. Strumento che consente di strutturare in maniera spinta dei moduli/questionari online e di ricevere tutti i risultati comodamente in un foglio di calcolo. E il bello è che il foglio con i risultati può essere a sua volta condiviso. Così ad esempio nel caso delle nostre campagne di escursioni le varie guide ricevono autonomamente le prenotazioni delle escursioni e le gestiscono.

O ancora, uno dei circoli gestisce la contabilità direttamente mediante Fogli Google; così le modifiche fatte dal tesoriere o dal presidente sono immediatamente note, e grazie alla strutturazione delle voci il bilancio è già pronto a fine anno senza fare nulla.

Il passaggio definitivo alla piattaforma Google

Ma abbiamo fatto un passo in più. Dopo 4 anni a fronte della positiva esperienza dell’approccio cloud, abbiamo colto l’opportunità di accedere al programma Google for no profit che è richiedibile da metà 2015 anche in Italiagrazie a TechSoup. Attivando quindi un profilo che ci permette di abilitare un numero imprecisato di account Google. Si consideri che all’account Google sono legati molti servizi oltre alla email, fra cui il calendario, un profilo Youtube, Drive, e molti altri, con impostazioni di gestione e controllo avanzate non disponibili per gli account standard gratuiti.

Il risultato è che a inizio 2016 con un po’ di lavoro abbiamo migrato tutte le caselle di posta elettronica gestite da Legambiente FVG dal vecchio server a Google. Stiamo parlando di oltre 30 email (fra quelle del regionale e dei nostri 11 circoli) che da semplici caselle sono diventate delle piattaforme autonome a servizio delle persone ma soprattutto dei circoli! Ta i servizi vi è anche Hangout per le teleconferenze, molto più affidabile del blasonato Skype.

Va sottolineato che il servizio offerto da Google gratuitamente, in quanto ONLUS, se fosse a pagamento avrebbe un costo di oltre 1300 euro all’anno, fornendo quindi una piattaforma di servizi professionale d’alto livello e scalabile in base alle necessità. La cosa migliore di questo è che la collaborazione è trasversale a tutti gli strumenti offerti. Così ad esempio la Segreteria regionale ha un suo calendario condiviso per la gestione degli eventi, note e riunioni etc. E tutti i membri così vedono nel calendario personale anche gli eventi inseriti a livello centrale dall’impiegata o dai membri delle segreteria stessa. Nessun rischio quindi che qualcuno si perda qualche evento, perché tra l’altro si possono attivare le notifiche automatiche. Ma lo stesso vale per i circoli che sono ora in grado di condividere l’agenda fra i membri del direttivo, o i file mediante Drive. Il tutto in maniera distribuita e controllata perché si sa chi è autorizzato non solo ad entrare ma anche a fare modifiche oppure a solo leggere i documenti.

La gestione dell’archivio

Una delle altre domande che ci eravamo posti è “come gestire la mole di documenti che abbiamo”? A partire dai primi anni 2000 la documentazione è via via passata dalla carta al digitale, salvo che per motivi vari, soprattutto di abitudine/pigrizia si finiva per stampare gran parte di questi anche se erano informatizzati e anche se non necessario, cosa che dovrebbe essere contraria ai nostri principi ecologisti per altro.

Non solo ma tre anni fa avevamo tutti i documenti (circa 16mila file pari a oltre 200 GB) sparsi su 2 computer vetusti, di cui solo uno col backup automatico; e nel frattempo i computer erano diventati 5. Abbiamo quindi preso il toro per le corna, acquistando un server NAS (Network Access Storage) da 1 TB, economico e affidabile ma con spazio sufficiente per i molti anni.

Al server è garantito un backup giornaliero locale in un disco esterno e un backup remoto su un server protetto. Ma la cosa migliore è che è operativo 24 ore su 24 con un consumo elettrico minimo (noi comunque ci riforniamo di energia verde con Trenta Energia) consentendo l’operatività anche da remoto collegandosi attraverso un indirizzo dedicato. Chiunque degli abilitati può così lavorare anche da casa. Al server è stato associato un piccolo decalogo su come vanno archiviati i file, ordinati per tema (acqua, biodiversità, territorio e paesaggio…) e quindi per attività, così tutto è in ordine.

E’ in discussione l’ipotesi per il futuro di spostare tutti i file direttamente su Google Cloud. Il passo ulteriore per ridurre la carta e per facilitare il rapporto con le pubbliche amministrazioni è stato quello di introdurre quest’anno la firma digitale per il presidente, cosa che assieme alla posta elettronica certificata – attivata già 5 anni fa – ha ridotto quasi a zero la carta stampata in ingresso e uscita e semplificato tempi e procedure.

Il web

Sul fronte web, oltre al forum di cui abbiamo già detto, abbiamo ricostruito il sito internet sul noto CMS Joomla, open source e che garantisce il massimo delle flessibilità visto che consente di installare alla bisogna moduli aggiuntivi a seconda delle esigenze progettuali. Così ad esempio integrando mappe personalizzate (Zh GoogleMap) per visualizzare case dell’acqua, o gli edifici su cui abbiamo eseguito una valutazione energetica. Mediante il modulo professionale AcyMailing gestiamo la newsletter regionale con oltre 2000 contatti. L’ultimo anno abbiamo invece attivato un modulo avanzato (RSForm!Pro) per la gestione di pagamenti, associato al profilo Paypal, che consente di iscriversi a tutti i circoli della regione direttamente online.

Ne vale la pena?

La maggior parte di questi strumenti, ha naturalmente un costo iniziale che riguarda la loro configurazione e l’eventuale acquisto. Il tutto però poi produce oltre ad un miglioramento spinto dell’operatività anche un impegno di manutenzione relativamente basso nel corso dell’anno, legato generalmente all’aggiornamento del software/firmware, o alla gestione degli accessi, e che quindi comunque giustifica l’investimento iniziale. L’aspetto negativo c’è, ed è che pur trattandosi di strumenti semplici da usare diventa in molti casi difficile farli digerire perché in molti sono legati ai vecchi metodi, e qui l’età anagrafica degli utilizzatori ha un suo evidente peso tanto talvolta da minare quelle minime regole e procedure (anche di sicurezza). Se però l’ambientalismo vuole cambiare lo deve fare usando strumenti adeguati alle sfide. Pensare nel 2017 di gestire un progetto complesso con delle email è semplicemente folle, anche se qualcuno vorrà continuare a farlo. Per questo oltre agli strumenti serve la formazione.

Questo articolo è stato scritto dal gruppo TIC di Legambiente FVG composto da:

• Gianni Pezzarini – perito elettronico, con oltre 30 anni di esperienza, è docente di informatica e Responsabile informatico presso un istituto tecnico superiore e in Legambiente FVG

• Riccardo Nobile – perito informatico orientato all’ambito cloud, da 5 anni fa supporto IT

• Luca Cadez – laureato in Scienze ambientali e analista GIS dove le TIC sono un proxy. E’ da 6 anni membro della Segreteria regionale.